Витяг з узагальнення стану обліково-статистичної роботи за 1 півріччя 2013 року

витяг

А Н А Л І З

стану обліково-статистичної роботи

в Первомайському районному суді

Автономної Республіки Крим

за перше півріччя 2013 року

с.м.т. Первомайське                                                                                   08 липня 2013 року

На виконання плану роботи суду на перше півріччя 2013 року та на підставі  листа територіального управління  Державної судової адміністрації України в АР Крим від 13.06.2013 року № 03-11/781 проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Первомайському районному суді Автономної Республіки Крим  (далі–суд) в першому півріччі 2013 року з метою виявлення помилок, проблемних питань та вдосконалення цієї ланки роботи.

1. Аналітична робота, яка проводилася судом в першому півріччі 2013 року.

  У звітному періоді апаратом суду здійснювалися відповідні заходи щодо належної організації роботи з ведення обліково-статистичної роботи в суді у відповідності з вимогами та методичним рекомендаціями.

У суді обов'язок ведення обліково-статистичної роботи, складання статистичних звітів по відповідних формах звітності покладений на апарат суду.

З апаратом суду вивчені інструкції і методичні рекомендації щодо заповнення форм статистичної звітності, складання аналізів та узагальнень.

  Упродовж звітного періоду 2013 року на оперативних нарадах неодноразово розглядалися питання, пов’язані з веденням первинного обліку справ, якості складання звітності, заповнення обліково-статистичних карток тощо. За результатами проведених оперативних нарад з суддями та працівниками апарату суду вжиті заходи щодо попередження виявлених помилок та недоліків.

В діловодстві суду з 01.01.2013 року в повному обсязі використовувалась  комп’ютерна програма «Д-3», в якій здійснювався первинний облік надходження справ і матеріалів кримінального провадження та складалися статистичні звіти в автоматичному режимі за ф.ф. 1-ОП, 1-1- ОП, 1-Л, 2-А, 3, 5-8, 10.

З використанням ручного режиму у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3» при складанні статистичних звітів були складені звіти за ф.ф. 1,1-1,2-Ц, 4.    

З метою контролю стану обліково-статистичної роботи щомісяця секретар суду проводить звірки з відділом  організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики  і інформаційних технологій ТУ ДСА України в АР Крим  щодо направлення карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи, та контрольних талонів стосовно таких карток по кримінальним справам, судові рішення по яким були оскаржені. Недоліків  в цьому напрямку роботи не виявлено.

Судом проведено в звітному періоді  16 внутрішніх  перевірок роботи канцелярії суду та діяльності інших працівників з питань первинного обліку і ведення судової статистики, вивчень стану роботи окремих ланок діяльності суду з цього питання.

2. Кадрове забезпечення суду працівниками, що займаються аналітичною роботою та складанням статистичних звітів про роботу суду.

Згідно наказу керівника апарату суду про розподіл посадових обов’язків, відповідальними за первинний облік справ та матеріалів, що надходять до суду, внесенням даних до обліково-статистичних карток, якістю їх заповнення, складанням статистичних звітів  були секретарі суду Калюжна Т.Г. (Макарова С.І),  Гаврилюк Т.П.,  Павленко  К.О.

Загальний контроль за веденням обліково-статистичної роботи  і складанням звітів покладений на керівника апарату суду і старшого секретаря суду.

Головний спеціаліст з інформаційних технологій Грєбєнніков В.В. вищезазначеним особам надавав технічну допомогу при складанні статистичної звітності  протягом першого півріччя 2013 року.   

Практичний досвід роботи та освіта працівників, які займаються обліково-статистичною роботою та складанням статистичних звітів в суді, також, безперечно, вплинув на якість складання статистичних звітів за перше півріччя 2013 року, при здачі яких до ТУ ДСА України в АР Крим були виявлені незначні помилки.

 Досягнута в суді стабільність кадрів, спеціальної освіти та відповідного досвіду роботи у секретарів суду  є однією із складових як якісного ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так і здачі звітів, зокрема. В цьому плані не меншу роль відіграє і людський фактор.

Стаж роботи працівників, які займаються первинним обліком  справ і матеріалів

Освіта працівників, які займаються первинним обліком справ і матеріалів

Стаж роботи працівників, які займаються складанням статистичних звітів

Освіта працівників, які займаються складанням статистичних звітів

4. Робота автоматизованої системи діловодства суду або інших спеціалізованих комп’ютерних програм для ведення діловодства.

У зв’язку з вимогами ТУ ДСА в АР Крим про обов’язковість використання  КП «Д-3» наприкінці 2012 року в суді була проведена  відповідна робота щодо наповнення бази вказаної програми справами кримінального судочинства та справами про адміністративні правопорушення, були заплановані заходи щодо своєчасного наповнення бази справами цивільного та адміністративного судочинства, перереєстрації залишків нерозглянутих судових справ.

  В діловодстві суду з 01.01.2013 року в повному обсязі використовувалась  комп’ютерна програма «Д-3», в якій здійснювався первинний облік надходження справ і матеріалів кримінального провадження та складалися статистичні звіти в автоматичному режимі за ф.ф. 1-ОП, 1-1- ОП, 1-Л, 2-А, 3, 5-8, 10.

З використанням ручного режиму у зв’язку з некоректною роботою КП «Д-3» в автоматичному режимі при складанні статистичних  звітів були складені звіти за ф.ф. 1,1-1,2-Ц, 4.

Одним з головних недоліків роботи КП «Д-3» є створення стресових ситуацій для працівників апарату суду під час підготовки як піврічних, так і річних статистичних звітів в частині постійної зміни програми  статистики суду (шаблони форм звітів, УЛК до них і т.д), а тим більш, і самої програми автоматизації документообігу суду. 

Як вказана програма «Д-3» може відповідати вимогам автоматизованої системи документообігу суду, якщо за 3 роки в повному обсязі так і не автоматизоване діловодство суду ?

Тим більш, що до діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді тільки за 2012 рік внесено близько 275 змін і постійно вносяться, а деякі з них стосуються і АСДС.

Деякі журнали і документи навіть не передбачені вказаною програмою, а тому повернули нас знов до паперового їх ведення.

З цього можливо зробити тільки один висновок: за період її встановлення в судах України КП «Д-3» так і не стала досконалою, такою,  що полегшує роботу апарату суду, а навпаки.

8. Пропозиції і рекомендації для покращення стану обліково-статистичної роботи в суді.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки   звітів вважаємо за доцільне звернути увагу на  такі, з нашої точки зору, проблемні питання:

         - необхідне здійснення постійного контролю з боку керівника апарату суду за діяльністю канцелярії з питань обліку, реєстрації документів, звернення судових рішень до виконання, проведення перевірки роботи відповідальних працівників щодо неухильного дотримання вимог, що ставляться до організаційно-розпорядчої документації суду; за організацією роботи архіву суду, вжиття заходів в частині своєчасного та повного наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень.

З метою часткового вирішення цієї проблеми:

- не повинні втрачати своєї актуальності навчання і заняття по підвищенню кваліфікації працівників апарату суду, що заплановані планами роботи суду;

- стажування та участь в семінарах з метою фахового навчання працівників апарату суду при ТУ ДСА України в АР Крим;

- удосконалення та оновлення знань і умінь, підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які відповідають за ведення судової статистики та діловодства, на базі Кримського регіонального відділення  Національної школи суддів України в м. Євпаторія.       

            Необхідно постійно контролювати роботу суду щодо приведення у відповідність до норм чинного законодавства нормативно-правових актів, які регламентують питання організації та ведення судової статистики, діловодства і архіву судів;

Форми статистичної звітності для судів повинні бути постійними. В умовах створення комп’ютерних систем, дуже часта зміна статистичних форм приводить до значних  витрат часу на переробку вже готових в чернетках звітів, для чого необхідно викорінити  хибну практику зміни  шаблонів статистичних звітів або умов логічного контролю з боку ДП «ІСС» напередодні  або в день здачі статистичних звітів, що, безперечно, негативно впливає на їх якість складання;