Аналіз стану обліково-статистичної роботи за 2013 рік

стану обліково-статистичної роботи  за  2013 рік Первомайського районного суду

Автономної Республіки Крим

 

с.м.т. Первомайське                                                                                   13 січня 2014 року

 

             

 

Метою судової статистики взагалі є сприяння становленню верховенства права, незалежності суддів, запровадження ефективних і доступних механізмів судового та позасудового захисту прав людини і його основних свобод.

Завдяки обліково-статистичній роботі в суді проводиться спостереження за процесом здійснення судочинства за відповідний період згідно до вимог діючого законодавства України та кількістю середньомісячного надходження справ (кримінальних проваджень) та матеріалів на одного суддю.

У 2013 році судом здійснювалися необхідні заходи щодо організації роботи з ведення обліково-статистичної роботи.

 

На оперативних нарадах з працівниками апарату суду та суддями з метою обговорення та прийняття заходів по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів Криму та недопущенню їх у роботі нашого суду, розглядалися наступні аналізи та узагальнення  щодо діяльності суду, підготовлені спеціалістами ТУ ДСА України в АР Крим:

 

У серпні 2013 року на підставі анонімних анкет, заповнених відвідувачами суду, підготовлений Аналітичний звітпо опитуванню відвідувачів суду і веб-сайту Первомайського районного суду АР Крим щодо ведення судом веб-сайту. За висновками згаданого аналітичного звіту до веб-сайту суду були внесені цілий ряд змін і доповнень до розділів сайту суду для зручності користування ним відвідувачів. Так, головний спеціаліст з інформаційних технологій суду розробив і застосував на сайті функціонал «Інформація про рух справ», який щоденно оновлюється відповідальними особами і діє наряду з задіяним ДП «ІСС» функціоналом «Список справ, призначених до розгляду», який інформації про їх рух не має. На головній сторінці сайту звернення керівництва до відвідувачів і детальні поради як користуватися сайтом, яку інформацію там можна знайти. Інформацію надали в місцевій газеті. Навіть наші контактні данні ми розмістили на встановленому дорожньому знаку про напрямок суду на в’їзді у Первомайське. На сайті надається максимум потрібної громадянину інформації, і це відзначилось на його відвідувані користувачами, наш маленький  сільський районний суд  за моніторингом декілька місяців у топ-50 за кількістю відвідувачів сайту і його наповнення.

 

В листопаді 2013 року підготовлений на підставі анонімних анкет, заповнених суддями та працівниками апарату суду,  Аналітичний звіт по опитуванню суддів та працівників апарату  Первомайського районного суду АР Крим щодо судового адміністрування, згідно з підсумками якого одним з проблемних питань виявилася недостатність можливості для підвищення кваліфікації працівниками апарату суду та можливостей кар’єрного росту. Вищезгаданий аналітичний звіт був розглянутий на оперативній нараді з суддями та працівниками апарату суду (протокол №31 від 07.11.2013 р.).

 

В рамках реалізації програми підвищення кваліфікації працівників апаратів місцевих загальних судів АР Крим в грудні 2013 року  працівники апарату суду приймали участь в конкурсі на звання «Найкращий за професією – 2013»  в номінаціях серед:

-          осіб, які відповідають за ведення кадрової роботи в суді;

-          спеціалістів суду по цивільним та адміністративним справам;

-         осіб, які відповідають за ведення архівної справи в суді.

Працівники апарату суду, які займаються первинним обліком судових справ (кримінальних проваджень) та складанням звітів про роботу суду, протягом року приймали участьв семінарському занятті, проведеному спеціалістами ТУ ДСА України в АР Крим, на якому обговорювалася процедура забезпечення судів ключами електронного цифрового підпису і загальні питання щодо функціонування «Електронного суду»., а також у відеоконференцсемінарі за участю працівників відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики і інформаційних технологій ТУ ДСА України в АР Крим разом з представниками регіональної служби підтримки ДП «ІСС» щодо складання звітності за 2013 рік за допомогою КП «Д-3».

 

З метою виявлення помилок в організації обліково-статистичної роботи судом заплановані та проводяться внутрішні перевірки, в ході яких значна увага приділялася таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, ефективності планування та здійснення контролю з боку керівника апарату  Первомайського районного суду АР Крим та його заступника за виконанням плану роботи суду у 2013 році, підвищення кваліфікації працівників суду), а також щодо оформлення та ведення справ Номенклатури справ суду, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи (наприклад, достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 2013 р., обліково-статистичних карток по судовим справам), організації та контролю за веденням архівної справи суду, вимог діючого законодавства щодо наповнення ЄДРСР  тощо.

 Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація судових справ (кримінальних проваджень) і матеріалів, що надходять до суду, здійснювалась відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р. (із змінами та доповненнями), Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів від 05.06.2006р.,(із змінами та доповненнями).

      Ведення діловодства в суді здійснювалось як за допомогою КП «Д-3» (при цьому своєчасно використовувались оновлення чергових версій програми), так і у паперовій формі, оскільки у згаданій програмі відсутня можливість ведення у електронному вигляді, наприклад,  Журналу обліку  речових доказів, Журналу обліку народних засідателів та їх участі в судових засіданнях, Журналу обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у цивільних чи адміністративних справах, Журналу виконавчих документів виданих судом, Журналу обліку    апеляційних скарг  по справам про адміністративні правопорушення тощо.

 

     З урахуванням вимог  статті 10 Конституції України та  пункту 1.10 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року № 68, діловодство в судах ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

 

   

На виконання постанови міжвідомчої наради, що проводилась  прокуратурою АР Крим  з питань виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету  проводився моніторинг проблем, які виникають у суду з питань звернення до виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету  (штрафів, конфіскацій, витрат на ІТЗ, судового збору тощо) на підставі проведеної взаємозвірки з органами податкової служби -  інформація про результати цієї роботи доведена до відома ТУ ДСА України в АР Крим.

 

 З метою належної організації роботи суду по наповненню ЄДРСР та безумовного виконання  вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», постанови Кабінету Міністрів України від 26.05.2006 р. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» заступником керівника апарату суду та головним спеціалістом суду з інформаційних технологій на підставі доповідних записок помічників суддів щомісячно аналізуються статистичні відомості щодо копій судових рішень, внесених судом до  Єдиного державного реєстру судових рішень, а також  внесених судом за минулий тиждень на підставі відомостей адміністратора Реєстру, що значно полегшує контроль за своєчасним наповненням  вищезазначеного Реєстру судових рішень.

Така інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих судом до ЄДРС за відповідний період, щомісяця головним спеціалістом з інформаційних технологій суду направлялася до ТУ ДСА України в АР Крим в електронному вигляді.

 

Також у рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації керівник апарату суду та головний спеціаліст суду, на якого покладено виконання обов’язків з ведення архівної справи суду, приймали участь у вивченні стану організації діловодства та роботи по зверненню судових рішень в Красноперекопському міськрайонному суді АР Крим згідно плану роботи ТУ ДСА України в АР Крим у  першому півріччі 2013 року.

         Вказана практика є дуже позитивною та результативною, оскільки дала можливість ознайомитися з роботою ділянок іншого суду (планування роботи, ведення архівної справи, номенклатурою суду тощо) з урахуванням певної специфіки роботи суду, обмінятися досвідом роботи з керівником апарату Красноперекопського міськрайонного суду АР Крим  щодо організації діяльності суду.  

 

Згідно наказу керівника апарату суду про розподіл посадових обов’язків, в 2013 році відповідальними за первинний облік справ та матеріалів, що надходять до суду, внесенням даних до обліково-статистичних карток, якістю їх заповнення, складанням  звітів про роботу суду  є секретарі суду Калюжна Т.Г. (Прібитько Н.С.),  Гаврилюк Т.П.,  Павленко  К.О., Осіпова Н.А.

Картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи, заповнювалися  3 помічниками  суддів. Контроль за повнотою їх заповнення та своєчасним направленням до Апеляційного суду АР Крим здійснювався старшим секретарем суду та секретарем суду, який відповідає за облік кримінальних справ (проваджень).

Інформацію щодо  розгляду суддями справ та матеріалів, а також залишків на кінець звітного періоду підготовлено старшим секретарем суду Осіповою Н.А.

Таким чином, до первинного обліку справ та матеріалів мають відношення 7 працівників апарату суду.

Загальний контроль за веденням обліково-статистичної роботи  і складанням звітів покладений на керівника апарату суду і старшого секретаря суду.

Головний спеціаліст з інформаційних технологій Грєбєнніков В.В. вищезазначеним особам надавав технічну допомогу при складанні відповідної звітності  за допомогою КП «Д-3» протягом 2013 року.  

 

На належну підготовку та складання звітів,  безперечно, впливає кадрове забезпечення працівниками, що займаються  первинним обловом судових справ, аналітичною роботою та складанням відповідних  звітів про роботу суду, одним з головних чинників якого є стаж роботи та освіта працівників, які займаються первинною реєстрацією судових справ, здійсненням контролю за якістю заповнення обліково-статистичних карток, складанням звітів та інше.

 Безпосереднє відношення до обліково-статистичної роботи первинного обліку судових справ (проваджень) та складання звітів) в суді мають 7 працівників апарату суду, або 41,2 % від загальної кількості працівників апарату суду, що станом на 01.01.2014 р. можливо відобразити наступним чином:

- 57,1 % працівників, що займаються первинним обліком справ та матеріалів, мають стаж роботи на даній посаді від 3 до 10 років;

 - 6 працівників апарату суду, або 85,7 % з них, мають юридичну освіту, в тому числі 4 з них – повну вищу, що складає 66,7%  від загальної кількості працівників апарату суду, які займаються первинним обліком  справ (проваджень) та складанням звітності..

Аналізуючи стаж роботи працівників апарату суду, які безпосередньо займаються первинним обліком судових справ та складанням  звітів, можна зробити висновок, що питому вагу з них складають працівники, які працюють на посадах в суді від 3 до 10 та понад 10 років, що становить 85,7 % від їх загальної кількості, тобто, цілком досвідчені робітники.

 Дуже значна роль в цьому питанні покладається на досягнуту в суді стабільність кадрів, спеціальної освіти та відповідного досвіду роботи у помічників суддів та секретарів суду,  є однією із складових як якісного ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так і здачі звітів, зокрема. В цьому плані не меншу роль відіграє і людський фактор.

Одночасно, хотілося б звернути увагу на той факт, що рівень освіти даних працівників зростає у порівнянні з минулим роком. Якщо в минулому році працівників апарату суду, що займаються обліково-статистичною роботою та складанням звітів, з юридичною освітою було 5, то станом на 01.01.2014 р.

 

Планування та ведення аналітичної роботи в суді є одним з важливих напрямків діяльності суду та судового адміністрування в цілому.

Плани роботи суду по півріччям 2013 року передбачають одним з розділів аналітичну роботу в суді, що включає в себе підготовку аналізів та узагальнень, інших  заходів, що стосуються аналітичної роботи.

Головними завданнями аналітичних досліджень, які  були заплановані у 2013 році, є виявлення недоліків та проблемних питань стану і організації обліково- статистичної роботи, які впливають на кінцеві результати роботи суду.

У відповідності з відмітками в планах  встановлено виконання всіх запланованих заходів.

Аналітична робота передбачає широкий спектр для аналізів та узагальнень при здійсненні правосуддя, ведення діловодства, стану обліково-статистичної роботи, ведення архівної справи,  строків передання судових справ, закінчених провадженням, до канцелярії суду та інше. Всі ці питання охоплені планами роботи суду на 2013 рік.      

На оперативних нарадах з працівниками апарату суду та суддями з метою обговорення та прийняття заходів по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів Криму та недопущенню їх у роботі нашого суду, розглянуті всі аналізи та узагальнення  щодо діяльності судів, підготовлені спеціалістами ТУ ДСА України в АР Крим:

Судом прийняті суттєві заходи до усунення недоліків, встановлених в ході внутрішніх перевірок, приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами  відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики і інформаційних технологій  ТУ ДСА України в АР Крим як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій чи іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращення та більш ефективної організації обліково-статистичної роботи в суді.       

З цією метою в суді проведено 23 оперативних наради з працівниками апарату суду, де висвітлювалися найбільш актуальні  та проблемні питання організації обліково-статистичної роботи, визначалися шляхи їх вирішення, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду, відповідальним за цю ділянку роботи суду.

З метою підвищення кваліфікації працівників апарату суду в суді згідно щоквартальних планів підвищення кваліфікації і навчання  працівників вивчалися також питання, пов’язані з обліково-статистичною та аналітичною роботою.

З помічниками суддів, яких забезпечено електронними цифровими підписами, на їх робочих місцях проводилися практичні заняття щодо правильного використання електронного цифрового підпису при відправці копій судових рішень до ЄДРСР.

З метою однакового використання секретарями судового засідання та помічниками суддів можливостей КП «Д-3» при відправці SMS- повідомлень та копій процесуальних документів сторонам по справі проведені відповідні практичні заняття.

 

В 2013 році працівники апарату суду прийняли участь в конкурсі «Кращий за професією» у 3 номінаціях, де також розглядалися і питання ведення обліково-статистичної роботи секретарями суду по цивільних справах в різних судах Криму.

 

        До планів роботи суду в розділі «Організаційна робота» по півріччям 2013 року включені перевірки діяльності суду, в тому числі, і стану обліково-статистичної роботи (наприклад, якість заповнення обліково-статистичних карток по категоріям судових справ, повноти та своєчасності  заповнення і ведення журналів судових засідань секретарями судового засідання, своєчасності здачі до канцелярії суду судових справ після їх розгляду, направлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, обґрунтованості і своєчасності передачі судових справ до архіву суду, організації ведення звернень громадян і юридичних осіб у Первомайському районному суді АР Крим за перше півріччя 2013 року тощо).

 

Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених перевірок стану організації забезпечення діяльності суду значна увага приділялася таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі,  стосовно планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників апарату суду), а також щодо оформлення та ведення справ Номенклатури справ суду, дотриманням строків передання до канцелярії суду розглянутих судових справ, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи в цілому та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі (далі- ЄДРСР).

За результатами розгляду доповідних записок до працівників апарату, якими були допущені порушення встановлених строків, застосовувалися заходи реагування:  від попередження до  зниження розміру премії за певний період.

 

Щодо недоліків, які стосуються виявлених помилок суддів при визначенні категорії судових справ або помічників суддів при заповненні обліково-статистичних карток, то доповідні записки керівника апарату за результатами таких перевірок направляються на адресу голови суду для розгляду на загальних зборах суддів.

Порядок приймання судових справ та вхідної кореспонденції в суді за вказаний період був організований  відповідно до вимог р.2 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, реєстрація вхідної кореспонденції здійснювалася в електронному варіанті в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції.            

Судові справи розподіляються по суддям за допомогою автоматичного розподілу, який здійснюється секретарями суду при надходженні справи, на підставі якого справи передаються суддям для подальшого провадження.

Проведеними внутрішніми перевірками порядку реєстрації в суді судових справ та матеріалів  виявлено порушення хронології реєстрації надходження цивільних справ секретарем суду Гаврилюк Т.П.:

1) в період з 07.02.2013 р. по 11.02.2013 р. з невідомих причин були пропущені порядкові номери 107 та 108. З цього приводу суд звернувся до регіональної служби підтримки ДП «ІСС», згідно пояснень якої цей випадок міг статися лише за помилки працівника суду;

2) 07.11.2013 р. замість справи окремого провадження секретар суду помилково завела справу позовного провадження (№410);

3) 03.12.2013 р. замість скарги на дії посадової особи ВДВС секретар суду помилково завела справу позовного провадження (№447).